Östersunds sjukhus har genomfört en viktig förändring för att förbättra tillgängligheten av mat genom att införa smartkylar från VP Salestech AB. Dessa kylskåp har effektiviserat sättet sjukhuset hanterar matförsörjning, genom att ge personal, patienter och besökare tillgång till mat dygnet runt. Projektet har resulterat i flera fördelar, bland annat en minskning av matsvinnet med 70%. Denna framgång har fått uppmärksamhet i media, och sjukhuset har fått erkännande för sitt arbete med att erbjuda en hållbar och tillgänglig matservice.
Projektets utveckling och resultat
Projektet startade med att sex smartkylar installerades på sjukhuset för att se hur tekniken kunde förbättra matförsörjningen. Under de första sex månaderna hade kylarna över 1 367 unika användare och över 6 000 transaktioner. Den positiva responsen gjorde att ytterligare sex kylar installerades, vilket innebär att sjukhuset nu har totalt tolv smartkylar på olika platser.
De smartkylar som används erbjuder ett utbud av smörgåsar, sallader och matlådor, som tillverkas av sjukhusets café och restaurang. Kylarna placerades strategiskt för att säkerställa att de användes så mycket som möjligt och var lätt tillgängliga för både personal och besökare. På så sätt har sjukhuset inte bara förbättrat tillgången till mat, utan även bidragit till att minska matsvinnet.
Elektronisk taggning för bättre hantering
En viktig del av smartkylarna är den elektroniska taggningen av varje produkt, vilket fungerar liknande som traditionella streckkoder. Med dessa taggar kan sjukhuset digitalt följa varje enskild produkt – hur länge den har varit i kylen, dess utgångsdatum och när det är dags för en kampanj. Detta gör det enkelt att automatiskt rabattera mat som närmar sig sitt utgångsdatum, vilket ökar sannolikheten att produkterna säljs innan de blir för gamla.
Påfyllning av smartkylarna är också enklare tack vare den elektroniska taggningen. Personal kan ställa in en hel korg med produkter, som smörgåsar eller sallader, och systemet registrerar dem automatiskt. Detta gör arbetet snabbare och mer användarvänligt jämfört med traditionella kylskåp där varje produkt måste registreras individuellt.
Daglig drift och hantering av smartkylarna
Att driva smartkylarna på sjukhuset kräver noggrann planering och flexibilitet. Carl-Johan Norrbelius, matansvarig i Region Jämtland Härjedalen, använder en planeringstavla för att hålla koll på varje kylskåps sortiment och placering. Detta hjälper honom att snabbt justera sortimentet utifrån behov och efterfrågan. För att undvika matsvinn används ett system där mat kan flyttas mellan de olika kylarna baserat på försäljningsdata.
Ett av de initiativ som har hjälpt mest är “Save the Planet”-kylskåpet, som säljer varor som närmar sig sitt bäst före-datum med upp till 50% rabatt. Detta har varit en effektiv lösning för att minska svinn och ge konsumenterna ett prisvärt alternativ.
Smartkylarna är också utrustade med skärmar som visar information om produkterna och kan användas som kommunikationskanal. Carl-Johan anpassar innehållet på skärmarna så att de passar den specifika platsen där varje kyl står. Ett exempel är hur skärmarna snabbt kunde användas för att informera om ett faktureringsfel som uppstod under den traditionella fredagsfukosten på operationsavdelningen, vilket sparade tid och förenklade kommunikationen.
För att göra användningen av kylarna så smidig som möjligt har de även utrustats med QR-koder som användarna kan skanna för att få instruktioner om hur de ska använda kylen och vad de ska göra om något inte fungerar. Detta har varit mycket uppskattat och har minskat behovet av support från personal.
Produktsortiment – “Less is More”
Sortimentet i smartkylarna har utvecklats över tid genom användarfeedback och försäljningsdata. Ursprungligen fylldes kylarna med ett brett utbud, särskilt inom drycker, men det visade sig att ett mer fokuserat sortiment var enklare att hantera och mer uppskattat av användarna. Sjukhuset har därför minskat antalet varumärken och produkter och istället fokuserat på sex primära dryckesvarumärken samt ett urval av smörgåsar, sallader och matlådor. Detta har gjort det enklare att hantera kylarna och ökat kundnöjdheten.
Smörgåsar är det mest populära valet, följt av färska livsmedel som sallader och yoghurt. Godis har medvetet uteslutits från sortimentet eftersom andra leverantörer redan tillgodoser den efterfrågan mer effektivt. Den fokuserade produktmixen har lett till bättre omsättning och mindre svinn.
Strategisk placering och användning
Eftersom Östersunds sjukhus är stort var det viktigt att placera smartkylarna på rätt ställen. Kylarna placerades på platser som caféer, centraloperation, läkarnas dagrum och akutmottagningen för att maximera deras användning. Ett av kylarna på akutmottagningen har visat sig vara särskilt populärt, eftersom både patienter och anhöriga ofta väntar där under långa perioder utan möjlighet att lämna området. Detta kylskåp är nu det bäst säljande på hela sjukhuset.
Positiv feedback och en hållbar framtid
Responsen från personal och besökare på sjukhuset har varit mycket positiv. Möjligheten att ha tillgång till mat dygnet runt har varit en stor fördel, särskilt för dem som arbetar sena kvällar eller helger. Smartkylarna har också gjort det möjligt för sjukhuset att minska och optimera bemannade öppettider på de övriga matställena, vilket har lett till en mer kostnadseffektiv drift.
En av de mest uppskattade aspekterna av smartkylarna är deras roll i att minska matsvinnet. Genom att erbjuda rabatterade varor som närmar sig sitt utgångsdatum har sjukhuset inte bara minskat sitt avfall utan också skapat en vana hos personalen att leta efter bra erbjudanden. “Det är inte ovanligt att se personal samlas vid kylskåpen när det är rabatt-tid”, berättar Carl-Johan. Detta beteende har bidragit till en positiv inställning till hållbarhet och minskat svinnet.
Lärdomar från implementeringen
För institutioner som överväger att införa smarta matlösningar är det viktigt att tänka på strategisk placering och att sortimentet möter de specifika behoven på varje plats. Enkla lösningar med ett begränsat utbud fungerar bäst i början, och sedan kan sortimentet justeras utifrån verklig efterfrågan och feedback från användarna.
“Vi har lyckats minska matsvinnet med 70% på sjukhuset. Att kunna sälja ut mat genom smartkylarna har varit en stor del i detta. Vi säljer exempelvis alla matlådor med kort datum i ‘Save the Planet’-kylskåpet, där allt är rabatterat med 50%,” säger Carl-Johan.
Vill du veta mer om våra smartkylar och hur de kan hjälpa din verksamhet? Läs mer här på www.vpsalestech.se eller kontakta oss direkt på 08-747 52 50 eller via e-post: info@vpsalestech.se.
